Limiti e modalità operative della normativa e modalità pratiche di installazione dopo il D.Lgs. 185/2016
Il D.Lgs. 151/2015, come già anticipato sopra, ha cambiato l’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori.
Gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori possono essere impiegati ma esclusivamente per particolari esigenze. In questo modo di fatto si ammette la possibilità di installare strumenti che possano anche comportare un controllo a distanza dei lavoratori, ma non è per questo motivo che essi devono essere installati, bensì per:
- esigenze organizzative e produttive;
- sicurezza del lavoro;
- tutela del patrimonio aziendale.
Quindi una delle tre casistiche in questione (alternativamente) è necessaria affinché si possa legittimamente – previa richiesta – installare tali apparecchiature.
Ma attenzione: il D.Lgs. 151/2015 con l’articolo 23 ha introdotto un’eccezione all’obbligo di accordo/autorizzazione. Infatti, se:
- gli strumenti sono utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa;
- se gli strumenti in questione sono afferenti alla registrazione degli accessi e delle presenze;
non vige l’obbligo di comunicazione e tali strumenti possono essere installati senza alcun ulteriore adempimento.
Ma per installare legittimamente uno strumento dal quale derivi anche un controllo sull’attività dei lavoratori non basta rispettare la normativa prevista dall’art. 4 dello Statuto, in quanto anche tale articolo, al terzo comma nella sua formulazione attuale rimanda al Codice della Privacy: infatti si prevede che tutte le informazioni raccolte da tali strumenti (anche quelli per i quali non è necessaria l’autorizzazione, sono utilizzabili a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro a condizione che:
- sia data al lavoratore adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli;
- nel rispetto di quanto disposto dal Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
Ciò fa sì che il datore di lavoro debba prevedere un disciplinare interno chiamato di “policy aziendale” (previsto tra l’altro dal Provvedimento del Garante della Privacy del 1° Marzo 2007) attraverso il quale ad esempio è possibile indicare se e come sia possibile effettuare download, se sia consentito utilizzare il web o la posta elettronica, se ci siano delle informazioni che vengono conservate nel corso del tempo, e quali sono le conseguenze per i prestatori di lavoro in caso di indebito utilizzo di tali strumenti.
L’adozione di un documento di policy aziendale può inoltre adempiere alla funzione di informativa ai sensi dell’articolo 13 del Codice della Privacy, in mancanza della quale si prospetterebbe una “ragionevole aspettativa di riservatezza” per il lavoratore.
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